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El Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) supone un nuevo paso en la digitalización del transporte por carretera. A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control deberá generarse en formato electrónico conforme a los requisitos establecidos por la normativa.
Si tu empresa trabaja en el sector del transporte, es importante conocer qué cambia, qué requisitos deberá cumplir la documentación y cómo preparar tus sistemas antes de la entrada en vigor.
¿Qué es el DeCA?
El DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) es la versión electrónica de la documentación de control que debe acompañar determinados servicios de transporte por carretera.
La normativa establece que el documento debe generarse digitalmente a partir de los datos del servicio y estar disponible para su consulta durante el transporte. En el caso del transporte público de mercancías por carretera, debe incluir los datos establecidos en la normativa que regula el documento de control administrativo.
Su objetivo es facilitar la disponibilidad y consulta de la documentación de control durante las inspecciones en carretera, garantizando además la integridad y trazabilidad de la información.
¿Cuándo será obligatorio?
La fecha clave es el 5 de octubre de 2026.
A partir de entonces, el documento de control administrativo deberá ser necesariamente digital en los supuestos afectados por la normativa. La obligación se establece en la Ley 9/2025 y la Resolución de 5 de junio de 2026 concreta las características que deben cumplir tanto los documentos como los sistemas informáticos utilizados para generarlos.
Por eso, para las empresas de transporte, el momento de preparar la adaptación es ahora.
¿Qué cambia con el DeCA?
El cambio no consiste simplemente en sustituir un documento en papel por un PDF.
La normativa establece una serie de requisitos técnicos para que el documento pueda considerarse un DeCA válido:
- Generación nativa digital: debe crearse a partir de datos estructurados. No sirve simplemente con escanear un documento en papel.
- Formato PDF: el documento electrónico debe generarse en PDF y no superar los 5 MB.
- Código QR: el propio documento debe incorporar un código QR asociado a una URL única.
- URL segura: la dirección debe utilizar HTTPS y permitir el acceso directo al documento durante el servicio.
- Trazabilidad: el sistema debe registrar la fecha y hora de creación y de las modificaciones del documento.
- Conservación: los documentos generados deberán conservarse durante al menos un año.
Además, el conductor deberá disponer de una copia del DeCA antes de iniciar el servicio. Puede llevarla en formato electrónico en un dispositivo móvil o mediante una copia impresa, siempre que incluya el código QR correspondiente.
¿Qué supone para las empresas de transporte?
La llegada del DeCA implica revisar cómo se generan, almacenan y consultan actualmente los documentos de control.
Para muchas empresas, el reto estará especialmente en integrar estos nuevos requisitos con los sistemas que ya utilizan, evitando duplicar tareas y manteniendo la información del transporte centralizada.
La adaptación puede implicar revisar aspectos como:
- Los datos que recoge actualmente el sistema de gestión.
- La generación automática de la documentación.
- El almacenamiento y conservación de los documentos.
- La generación de códigos QR y URLs.
- El registro de modificaciones.
- La disponibilidad de la documentación para el conductor y durante las inspecciones.
La propia normativa contempla que los sistemas informáticos utilizados para gestionar los DeCA deben generar el documento antes del inicio efectivo del servicio y almacenar los ficheros de forma que estén disponibles para su descarga durante una inspección.
Prepararse para el DeCA
La entrada en vigor del DeCA es un nuevo paso hacia la digitalización del transporte y supone una oportunidad para revisar y optimizar la gestión documental de las empresas del sector.
Adaptar los sistemas con antelación permitirá llegar al 5 de octubre con los procesos preparados y evitar cambios de última hora.
En Ecna contamos con experiencia en el desarrollo de soluciones tecnológicas para el sector de Transportes y Logística, ayudando a las empresas a digitalizar y optimizar sus procesos.
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