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La transformación digital también está cambiando la forma en la que las empresas gestionan sus facturas. En España, los sistemas informáticos que intervienen en los procesos de facturación deben adaptarse a nuevos requisitos orientados a garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
En este contexto aparece un término que cada vez resulta más familiar para empresas, departamentos financieros y responsables de IT: VERI*FACTU.
Pero ¿qué significa exactamente? ¿Es obligatorio cambiar de ERP? ¿Hay que sustituir el software de facturación actual? ¿Qué ocurre si una empresa utiliza una aplicación propia o un sistema desarrollado a medida?
La respuesta corta es que no necesariamente hay que cambiar el software que ya utilizas. Existen diferentes alternativas para adaptar los sistemas actuales a los requisitos establecidos por la normativa.
Y aquí es donde entra en juego Veritax, la solución de Ecna diseñada para facilitar la integración con VERI*FACTU.
¿Qué es VERI*FACTU?
Aunque habitualmente hablamos de «VERI*FACTU» para referirnos a todo el cambio normativo, conviene hacer una pequeña distinción. El Reglamento que establece los requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) establece dos modalidades válidas para cumplir con la normativa:
- VERI*FACTU, basada en la remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
- NO VERI*FACTU, en la que los registros se conservan en el propio sistema, garantizando su integridad, trazabilidad e inalterabilidad.
En la modalidad VERI*FACTU, los registros de facturación se remiten a la Agencia Tributaria de forma simultánea a su generación. Esto permite, además, que los destinatarios puedan utilizar el código QR de la factura para realizar determinadas comprobaciones.
Por tanto, VERI*FACTU no es simplemente un nuevo formato de factura, sino una modalidad de funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación.
¿Qué está cambiando en los sistemas de facturación?
El objetivo de la normativa es reforzar el control sobre los procesos de facturación y evitar que los registros puedan ser modificados o eliminados de manera que se pierda su trazabilidad.
Los sistemas afectados deben garantizar, entre otros aspectos:
- La integridad de los registros de facturación.
- Su conservación y accesibilidad.
- La trazabilidad de las operaciones.
- La inalterabilidad de los registros.
- La generación de registros de facturación con un formato determinado.
- La inclusión de un código QR en las facturas generadas mediante un SIF.
- La posibilidad de comunicación con la Agencia Tributaria conforme a los requisitos establecidos.
Además, los registros incorporan mecanismos como la huella o hash, que permite establecer una relación entre registros y ayudar a garantizar su integridad. En otras palabras: el software que genera las facturas deja de ser únicamente una herramienta para «crear un PDF». Pasa a tener que cumplir una serie de requisitos técnicos y de seguridad relacionados directamente con la información de facturación.
¿Cuándo será obligatorio adaptar los sistemas de facturación?
Este es uno de los puntos que más dudas ha generado durante los últimos años, ya que los plazos se han ido modificando.
Actualmente, las fechas establecidas son:
| Tipo de obligado | Fecha límite de adaptación |
| Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| Resto de empresas y autónomos afectados | 1 de julio de 2027 |
Estos plazos fueron ampliados mediante el Real Decreto-ley 15/2025, que modificó el calendario previsto inicialmente. Por tanto, 2027 será el año clave para la adaptación de los sistemas informáticos de facturación.
Esto no significa que haya que esperar hasta entonces para empezar a trabajar en la adaptación. De hecho, para empresas con ERP complejos, desarrollos propios o integraciones entre diferentes sistemas, anticiparse puede ser especialmente importante.
¿Tengo que cambiar mi ERP o mi software de facturación?
No necesariamente.
Esta es probablemente una de las preguntas más importantes para cualquier empresa que ya dispone de un sistema de gestión consolidado. La Agencia Tributaria contempla diferentes alternativas para cumplir con los requisitos del reglamento. Entre ellas se encuentran utilizar un SIF ya adaptado, adaptar un sistema existente o utilizar una aplicación desarrollada internamente, siempre que cumpla los requisitos establecidos.
Por eso, ante la llegada de VERI*FACTU, no siempre tiene sentido plantearse: «¿Qué nuevo programa de facturación podemos comprar?»
En muchos casos, la pregunta adecuada es: «¿Cómo podemos adaptar nuestro sistema actual?»
Para una empresa que lleva años trabajando con un ERP, un software propio o una solución desarrollada específicamente para su actividad, sustituir todo el sistema de facturación puede implicar costes, migraciones, cambios en los procesos internos y un periodo de adaptación considerable. Una alternativa es integrar los requisitos de facturación en el ecosistema tecnológico que la empresa ya utiliza.
Veritax: adapta tu software actual a VERI*FACTU
Con Veritax de Ecna hemos desarrollado una solución que funciona como API de integración con el sistema VERI*FACTU de la Agencia Tributaria.
La idea es sencilla: tu empresa mantiene su software de gestión y Veritax se encarga de facilitar la adaptación de los procesos de facturación a los requisitos técnicos necesarios.
De esta forma, Veritax puede integrarse con diferentes tipos de soluciones, desde ERPs comerciales hasta aplicaciones desarrolladas específicamente para una empresa.
Por ejemplo:
- SAP Business One.
- Sistemas TPV/POS.
- ERPs sectoriales.
- Aplicaciones desarrolladas a medida.
- Software propio.
- Otras soluciones de gestión que necesiten incorporar los requisitos de facturación.
La solución de Ecna está diseñada precisamente para escenarios en los que cambiar todo el sistema de facturación no es la opción más eficiente.
¿Cómo funciona Veritax?
El funcionamiento puede entenderse como una capa de integración entre el software de la empresa y los servicios relacionados con VERI*FACTU.
De forma simplificada:
ERP / Software de facturación → Veritax → VERI*FACTU / AEAT
El sistema de gestión continúa siendo el lugar donde la empresa trabaja habitualmente. Cuando se genera una factura, Veritax interviene en el proceso para generar y gestionar la información necesaria para cumplir con los requisitos del sistema de facturación.
Entre sus funcionalidades se encuentran:
Generación de registros de facturación: Veritax permite generar y controlar los registros asociados a las facturas, incorporando los mecanismos necesarios para mantener su integridad.
Cálculo automático del hash: La solución realiza el cálculo de la huella o hash de los registros de facturación, uno de los mecanismos utilizados para garantizar su integridad y trazabilidad. (Agencia Tributaria)
Código QR: Veritax permite incorporar automáticamente el código QR requerido en las facturas generadas mediante un SIF. Este código permite al destinatario realizar determinadas comprobaciones relacionadas con el registro de facturación. (Agencia Tributaria)
Leyendas y campos obligatorios: La solución facilita la generación de los campos y elementos necesarios en la factura, incluyendo la identificación correspondiente y las leyendas exigidas.
Comunicación con la AEAT: En modalidad VERI*FACTU, Veritax permite gestionar la comunicación de los registros de facturación con la Agencia Tributaria, incluyendo los mecanismos de seguridad necesarios para la transmisión. (ecna.es)
Una solución pensada para integrarse, no para sustituir: Uno de los principales valores de Veritax es precisamente su planteamiento como API de integración.
Esto permite que una empresa pueda mantener su ecosistema tecnológico actual y abordar la adaptación de sus procesos de facturación sin tener que reemplazar necesariamente el software que utiliza.
Imaginemos una empresa que lleva años trabajando con un ERP desarrollado específicamente para sus necesidades. Ese ERP controla clientes, productos, pedidos, facturas, contabilidad y otros procesos internos. Cambiarlo únicamente porque debe adaptarse a los nuevos requisitos de facturación podría suponer un proyecto tecnológico importante.
Con una solución de integración, existe otra posibilidad: mantener el ERP y adaptar el proceso de facturación.
Esta aproximación puede resultar especialmente interesante para empresas con:
- Software propio.
- ERPs personalizados.
- Aplicaciones desarrolladas a medida.
- Sistemas antiguos que siguen siendo críticos para el negocio.
- Diferentes aplicaciones conectadas entre sí.
- Procesos de facturación específicos de cada sector.
¿Y si utilizo un software desarrollado a medida?
Este es uno de los escenarios en los que una solución como Veritax puede resultar especialmente interesante. Muchas empresas disponen de aplicaciones internas que han evolucionado durante años y que forman parte de sus procesos de negocio.
No siempre existe un producto estándar que pueda sustituirlas fácilmente. En estos casos, la adaptación puede abordarse desde la integración. La aplicación continúa generando la información de facturación y Veritax proporciona una capa preparada para gestionar los requisitos relacionados con VERI*FACTU. Así, el proyecto puede centrarse en adaptar la integración necesaria en lugar de plantear una sustitución completa del sistema.
VERI*FACTU no significa necesariamente cambiar de software
La llegada de los nuevos requisitos puede generar cierta preocupación en las empresas, especialmente cuando existe un ERP consolidado o aplicaciones críticas para el negocio. Pero conviene recordar que adaptación no significa necesariamente sustitución. La propia Agencia Tributaria contempla el uso de sistemas existentes adaptados a los requisitos del reglamento, además de otras alternativas.
Por eso, antes de plantearse un cambio completo de software, puede ser interesante analizar:
- ¿Qué sistema utilizamos actualmente para facturar?
- ¿Quién lo desarrolla y mantiene?
- ¿Está preparado para los nuevos requisitos?
- ¿Qué cambios necesita?
- ¿Podemos integrarlo con una solución específica?
- ¿Qué modalidad queremos utilizar: VERIFACTU o NO VERIFACTU?
- ¿Qué impacto tendría cada alternativa en nuestros procesos?
La respuesta dependerá de cada empresa.
¿Por qué apostar por una integración?: Adaptar un sistema existente mediante una API puede aportar varias ventajas frente a una sustitución completa.
Menor impacto sobre los procesos actuales: Los usuarios pueden seguir trabajando con las herramientas que ya conocen.
Protección de la inversión tecnológica: Si una empresa ha invertido durante años en desarrollar y mantener su ERP o software propio, no tiene por qué renunciar necesariamente a esa inversión.
Integración con diferentes sistemas: Una API permite conectar la solución de facturación con diferentes ERPs y aplicaciones.
Adaptación tecnológica: La solución puede actuar como una capa específica para gestionar los requisitos relacionados con el sistema de facturación.
Mayor control sobre el proyecto: En lugar de abordar una migración completa, la empresa puede centrar el proyecto en el ámbito concreto que necesita adaptar.
¿Qué debería hacer una empresa ahora?
Aunque las fechas límite se han ampliado hasta 2027, adaptar un sistema de facturación puede requerir análisis, desarrollo, pruebas e integración. Especialmente cuando hablamos de ERPs personalizados o aplicaciones propias.
Por eso, un buen punto de partida es realizar un pequeño diagnóstico tecnológico.
- Identificar cómo se generan actualmente las facturas: ¿Qué aplicación genera las facturas? ¿Existe más de un sistema?
- Analizar el sistema actual: ¿Es un ERP estándar? ¿Está personalizado? ¿Es software propio? ¿Quién lo mantiene?
- Revisar las integraciones: Hay que identificar qué sistemas intervienen en el proceso: ERP, CRM, TPV, contabilidad, gestión documental, plataformas de clientes, etc.
- Determinar qué cambios son necesarios: No todos los sistemas necesitarán el mismo nivel de adaptación.
- Valorar las alternativas: Puede ser posible actualizar el software existente, incorporar una solución específica o plantear otro tipo de estrategia.
- Planificar la implantación: Una vez definida la solución, conviene realizar pruebas antes de ponerla en producción.
Veritax: una API para afrontar la adaptación sin empezar de cero
La adaptación a los nuevos requisitos de los sistemas informáticos de facturación supone un reto tecnológico para muchas empresas. Pero también puede ser una oportunidad para revisar cómo están construidos sus procesos de facturación y cómo se conectan sus diferentes sistemas.
No siempre es necesario cambiar aquello que funciona.
Si una empresa dispone de un ERP consolidado, una aplicación propia o un sistema desarrollado a medida, una solución de integración puede permitir abordar la adaptación desde una perspectiva diferente.
Veritax actúa como una API de integración con VERI*FACTU, facilitando la adaptación de los sistemas de facturación existentes y la gestión de elementos como los registros de facturación, hash, código QR y comunicación con la AEAT. Porque adaptarse a VERI*FACTU no tiene por qué significar empezar de cero.
¿Tu ERP está preparado para VERI*FACTU?
En Ecna podemos ayudarte a analizar cómo adaptar tu sistema de facturación a los nuevos requisitos y valorar si una integración mediante Veritax puede encajar en tu entorno tecnológico.
Cuanto antes conozcas qué necesita tu sistema, más sencillo será planificar la adaptación.
👉 Descubre Veritax y conoce cómo integrar VERI*FACTU con tu software actual.