QS Webgate es una aplicación integrada que permite la gestión y el control de los grandes ámbitos de la empresa:
- Área financiera
- Gestión de Stocks
- Gestión de ventas
- Información gerencial
- Intercambio con Hacienda (TicketBAI, SII, Batuz)
Con un potente menú gerencial que permite navegar por la información de la empresa, gerentes, directivos y profesionales con áreas de responsabilidad pueden ejercer una toma de decisiones más rápida y eficiente.
QS Webgate trabaja bajo entorno nativo Power de IBM, utilizando los recursos del sistema y la potente Base de Datos Relacional integrada en el Sistema Operativo. Desarrollado con metodología estructurada de análisis y programación, QS está dotado de un diseño que lo hace sumamente ágil, versátil y orientado a un crecimiento y actualización permanente.
CARACTERÍSTICAS DE QS WEBGATE
Una herramienta de uso sencillo, fácil instalación e inmediata puesta en marcha para que obtengas resultados al momento. Todas las pantallas cuentan con ayuda y documentación online.
Amplia parametrización que permite ajustar la aplicación en base a los criterios de tu empresa, personalización de menús para cada usuario y sistema modular con implementaciones en función de tus necesidades.
Actualizaciones en tiempo real, con información inmediata y en línea. Continuo soporte telefónico y de nuevas versiones al usuario. Orientado al mercado nacional con 11 centros de soporte en todo el país.
Saca el máximo rendimiento a los datos de tu negocio y mejora la toma de decisiones con esta potente solución. QS Webgate es multi-empresa (hasta 999) y está basada en la filosofía «cero papeles», con extensas posibilidades de consulta por pantalla y creación de cualquier dato sobre la marcha.
QS está desarrollado con metodología de análisis y programación estructurada, lo que permite continuas versiones y reducido mantenimiento. Es sensible al mercado, ya que las versiones anuales incluyen mejoras propuestas por los propios usuarios. Además, cuenta con un sistema de seguridad sencillo y potente.
Establece parámetros específicos en función de tu sector: alimentación, materiales de construcción, suministros eléctricos e industriales, productos químicos, farmacéuticos y pinturas, alquiler de maquinaria, fabricación industrial, etc.
MÓDULOS DE QS WEBGATE
Área financiera
Este módulo contempla la gestión contable de la empresa, acorde con los criterios mercantiles y fiscales, y adaptada a la normativa europea.
Gestión de stocks
Orientada al control de las existencias y la gestión del aprovisionamiento, este área se nutre de la información generada en el área de la gestión de ventas, a la vez que actualiza el área económico-financiera.
Gestión de ventas
Pensada para el departamento comercial, este módulo recoge información de clientes, agentes, pedidos y ventas, y suministra información de las transacciones efectuadas a los anteriores.
Información gerencial
En un concepto de Administración Inteligente, QS ofrece a la gerencia, directivos y profesionales con áreas de responsabilidad, la posibilidad de navegar por la información de la empresa.
Intercambio Hacienda
Este módulo cumple con las nuevas obligaciones técnicas y legales que requieren las diputaciones de Euskadi y la AEAT respecto al envío de los datos de facturación, para luchar contra el fraude fiscal.
LOS MÓDULOS EN DETALLE
Contabilidad general
Este módulo contempla la gestión contable de la empresa, acorde con los criterios mercantiles y fiscales y adaptada a la normativa europea. Soporta planes contables distintos del español. Se nutre de la información introducida en los otros módulos y áreas.
Tesorería
Recoge la información de obligaciones de pago y previsiones de cobro de la empresa, tanto en euros como en divisas, referidas a obligaciones contraídas con proveedores y acreedores, o previsiones frente a clientes y deudores. Posibilidad de renovaciones de papel y su contabilización automática. Incluye una gestión de emisión que permite emitir distintos documentos de pago, tales como talones, pagarés u órdenes de pago en general, realizando los asientos correspondientes y llevando la información correspondiente al documento emitido.
Cobros / Pagos
Apoyándose en el módulo de Tesorería, permite gestionar y controlar los cobros y pagos efectuados por las distintas Cajas de la empresa, con información de arqueo y contabilización automática.
Gestores de cobro
Módulo para controlar el papel al cobro mediante gestores de cobro o por entidades bancarias en gestión de cobro. Permite liquidar comisiones por cobro junto con la realización de los cargos y control del papel en poder de los gestores de cobro.
Créditos en soporte magnético
Permite la emisión de las remesas en soporte magnético, con los procedimientos 19, 32, 34 o 58. Incluye la emisión del informe para el banco.
Descuento en bancos
Mediante este módulo se puede gestionar de forma automática el descuento de papel mediante negociación en entidades bancarias, con el subsiguiente control de liquidaciones, vencimientos y riesgos. Contabilización automática de remesas. Gestión de aperturas de pólizas y su contabilización.
Declaraciones fiscales
Declaración de compras y ventas del ejercicio, en base a la información que el propio sistema contiene y permitiendo verificar, ajustar y completar el contenido de la declaración fiscalmente obligatoria. Orienta la gestión a la obtención del correspondiente soporte magnéticopara la entrega en la Delegación de Hacienda: Modelos 347, 349 y 370.
Contabilidad presupuestaria
Posible gestión de múltiples presupuestos, de los que se pueden definir el ámbito de cuentas contables que abarca. Permite definición libre de períodos de control presupuestario. Elaboración manual, semiautomática o automática, en función de distintos parámetros. Control de desviaciones.
Consolidación
Definición de grupos de empresa. Refundición contable de las agrupadas. Consolidación mediante las técnicas contables habituales.
Estadísticas
Los distintos módulos incluyen diversas estadísticas, especialmente diseñadas para la dirección de la empresa, que aportan los grandes números, básicos para documentar la orientación de la política empresarial.
Inmovilizado
Definición y control de responsables y ubicaciones. Grabación de los elementos. Cálculo de amortización periódica. Parametrización del tipo de amortización. Contabilización automática.
Contabilidad Analítica
Facilita la información sobre costos y/o beneficios derivados de las distintas líneas de fabricación, secciones, centros o agentes del proceso productivo o comercial. Permite identificar los distintos destinos analíticos y sus conceptos. Enlace con Contabilidad Presupuestaria. Distribución entre destinos automatizada y manual, tanto por imputación a cuentas determinadas como por distribución de saldos de cuentas generales.
Gestión de divisas
Mantenimiento de Idiomas, Monedas, Contravalores, para su utilización en las áreas de Tesorería, Cobros/Pagos, Compras y Ventas. Parametrización de cuentas contables para asientos por diferencias de cambio.
Gestión de leasing
Módulo que permite gestionar los distintos contratos de leasing, junto con sus cuotas, pagos y contabilizaciones.
Impagados
Módulo específico para gestionar el papel descontado que no llega a buen fin. Controla gastos, importes e intereses a reclamar. Contabilización automática. En base a la gestión de Tesorería, permite el seguimiento de la morosidad en clientes, con distintas situaciones posibles y la contabilización correspondiente a cada una de ellas.
Gestión de préstamos
Módulo para la gestión de formalizaciones de préstamos y el seguimiento y control de cuotas, pagos y contabilización.
Gestión de Almacén
Gestiona los distintos almacenes de la empresa con información de las existencias reales y virtuales de cada uno de los artículos. Valoración de PMC ponderado. Control de ubicación en cada uno de los almacenes. Interactividad total en las actualizaciones de existencias. Ayuda para los recuentos físicos y su actualización. Valoración a Precio Medio de Coste en inventarios. Múltiples tarifas. Identificación de Subcódigos de cada artículo lotes, tallas, envases, etc.
Gestión de agentes
Conoce los distintos agentes de compras, representantes y comisionistas que constituyen la red de aprovisionamiento de la empresa. Completado con la información de la facturación recibida, el módulo permite conocer las compras efectuadas por cada uno de los agentes o por los departamentos o equipos donde se encuadran, posibilitando la liquidación de comisiones de compras.
Control de compras
Chequeo de las condiciones de recepción de mercancía acordes con el pedido, si lo hay. Actualización automática de las existencias reales y virtuales, y emisión de etiquetas de Código de Barras. Control de albaranes pendientes de recibir factura. Recepción de facturas con comprobación de las condiciones de albarán y actualización en el área económico-financiera. Compras gestionadas en euros o divisas.
Rappel de proveedores
Tras la definición de los contratos de rappel de proveedores, permite generar automáticamente el importe a cobrar, modificarlo, y producir la correspondiente factura de abono. Permite el cobro a cuenta de rappel.
Pedidos a proveedores
Permite conocer todos y cada uno de los pedidos efectuados a los distintos proveedores, con información de las condiciones de compra pactadas. Control interactivo de la cantidad servida por el proveedor en cada momento y del resto pendiente de recibir. Actualización automática de las existencias virtuales.
Gestión de proveedores
Para conocimiento de los distintos proveedores, sus distintas direcciones de envío y nuestras condiciones generales de compra. Control de condiciones especiales.
Escandallos
Gestión de costes de producción por escandallo. Control de producto en curso. Actualización automática de existencias y PMC.
Estadísticas
Generadas automáticamente por la gestión del resto de los módulos, permite conocer los grandes números de la empresa y servir de soporte para la toma de decisiones.
Código de barras
Permite definir, con impresoras IPDS o FUJITSU DL, distintos tipos de etiquetas con código de barras -EAN 13 ó EAN 8-, pudiendo parametrizarse a gusto del usuario. Permite definir si se emitirán o no las etiquetas al recepcionar la mercancía.
Gestión de clientes
Mantiene la información de los clientes de la empresa junto con las condiciones habituales de venta y de cobro. Permite agruparlos por zonas y por áreas geográficas más amplias. Junto con la información de facturación se conoce de cada uno el volumen de compras efectuado. Permite diferenciar para cada cliente la tarifa a aplicarle y las condiciones especiales de venta por escalado en distintos artículos. Hasta 25 pantallas distintas de información de cada cliente.
Pedidos de clientes
Mediante la grabación de los distintos pedidos efectuados por clientes permite el seguimiento de los mismos, el conocimiento de las condiciones pactadas, el control de lo servido y de los compromisos de servicio, incluso por fechas de entrega. Control de las condiciones pactadas para chequeo de pedidos anormales. Mantiene de forma automática la existencia virtual en almacén.
Gestión de cargas
Para empresas con autodistribución. Permite definir los pedidos a servir por rutas, establece las necesidades de mercancía, controlando su carga, venta y descarga de restos. Informa de diferencias y actualiza automáticamente las existencias, conectado con miniterminales de captura de pedidos o autoventa.
Gestión de promociones
Permite definir promociones en el tiempo (entre fechas) que incluyan descuentos, en porcentaje en pesetas o en regalos, tanto del mismo artículo como de otros. Pudiéndose definir también el ámbito de actuación: General, por Zonas, por Grupos de clientes, etc.
Estadísticas
Para soporte a la toma de decisiones del departamento comercial existen estadísticas que se generan automáticamente desde la gestión de ventas posibilitando su obtención incluso comparando periodos históricos.
Ventas y facturación nacional
Por la grabación de los albaranes de expedición de mercancía, tanto contra pedido como sin él, permite controlar las ventas efectuadas, con las condiciones respectivas de cada una. En base a ellas se actualiza automáticamente tanto la existencia real como la virtual. Posibilidad de definir distintas condiciones de facturación de los albaranes servidos. Emisión de los albaranes y las facturas y su actualización en el área económico-financiera. Permite la gestión en divisas.
Ventas y facturación internacional
Resuelve la documentación para efectuar comercio exterior; intracomunitario y terceros países: Ofertas, confirmación de pedidos, Proforma, factura comercial y lista de contenido. Permite la obtención del desglose de la factura comercial en facturas parciales por partida estadística, con reparto de flete y seguro (factura de aduana). Información estadística para Control de Tráfico de Perfeccionamiento Activo. Enlace con INTRASTAT.
Kit de ventas
Para contemplar la venta de agrupaciones de distintos artículos o kits. Permite gestionarlos a efectos de venta como un único artículo con sus propias tarifas y condiciones, manteniendo el control de almacén para cada uno de los artículos integrados en el kit.
Talonarios y albaranes
Permite identificar las distintas personas que disponen de talonarios de albaranes y los que se les ha suministrado, pudiendo hacer las anotaciones a los albaranes que correspondan, dando por utilizados de forma automática aquellos que se han registrado por el módulo de gestión de ventas.
Gestión de crédito y caución
Además de conocer los clientes asegurados o rechazados, y las cantidades por las que se encuentran asegurados, gestiona de forma automática, desde la propia gestión de ventas, el contenido de la declaración mensual a efectuar a la Compañía de Crédito y Caución. No obstante ésta puede ser modificada a voluntad.
Terminales de punto de venta
Posibilita la definición de distintos entornos de grabación de Pre-Albaranes y Facturas inmediatas, mediante la parametrización de pantallas de grabación y contenidos de los albaranes; flexibilizando así la forma de trabajo de cada usuario. Permite trabajar con precios con IVA incluido.
Rappel de clientes
Tras la definición de los contratos de Rappel de clientes, permite generar automáticamente el importe a pagar, modificarlo y producir la correspondiente factura de abono. Permite el pago a cuenta de rappel.
Vencimientos de clientes
Gestión de vacaciones administrativas de clientes con repercusión automática en la generación de efectos desde la Gestión de Ventas.
Agencias de transporte
Permite la gestión de los portes de mercancía enviada y recibida. Enlace automático desde la grabación de albaranes de venta. Liquidación de portes por agencia. Impresión de boletas de transporte y de etiquetas de bultos.
Contratos de arrendamiento
Permite la gestión de Contratos de Mantenimiento, Arrendamiento o Servicio Post-Venta, y controles de reparaciones y avisos. Posibilidad de definir el tipo de periodicidad de facturación y de renovación automática de contratos, con incremento del importe de forma porcentual.
Gestión de cadenas
Mantiene la información de cadenas comerciales y sus condiciones de venta, facturación y cobro. Permite conocer el consumo por cadena, y definirla como gestor de cobro.
En un concepto de Administración Inteligente (orientación a la optimización de la gestión en detrimento de los tiempos de registro de papeles) QS propone a la Gerencia, Directivos, Profesionales con áreas de responsabilidad, unas posibilidades de navegar por la información de la empresa.
De la síntesis al análisis y viceversa. Sin necesidad de que la administración prepare los típicos estados o situaciones relativos a un cliente, un proveedor, la tesorería, etc. Estados y situaciones que normalmente se presentan de forma extracontable y que aún siendo preparadas por hoja de cálculo u otros medios electrónicos son costosas de reunir.
Otras informaciones pueden ser también muy interesantes para la gestión diaria, si bien, la propia limitación de la tecnología las hacía implanteables. Tal es el «Estado de Transacciones», por el cual se dispone en una sola pantalla de toda la información relativa a las transacciones de compras y ventas, cobros y pagos de un período de tiempo (un día, varios días, un mes, etc.).
Dada la incidencia actual de la gestión de cobros pendientes, se facilita el conocimiento puntual de todos los documentos al cobro, la situación de cada uno y las incidencias que ha sufrido inicialmente. Se puede partir de una visión global por Departamentos, pasando luego al detalle de cada uno de los responsables de cobro, hasta llegar a los documentos pendientes.
Todas estas pantallas, más las que se van a hacer en un futuro próximo, acabarán planteando una información permanente que permitirá a los directivos y responsables ejercer una toma de decisiones más rápida y científica, sin interferencias con la administración.
A su vez, estas pantallas nos permiten profundizar de forma sucesiva en otras de mayor detalle (navegar por la información), de manera que podamos identificar convenientemente la información más elemental y por tanto disponer de la información que maneja el último auxiliar de la empresa.
Esta filosofía enlaza perfectamente con las actuales tendencias en materia de organización, que implican el achatamiento de los organigramas (reducción de niveles) y la disminución de las labores manuales de apoyo logístico y transmisión de información, que están siendo asumidas por los sistemas informáticos que trabajan con bases de datos relacionales. La nueva organización se está escribiendo en el propio software.
Incorpora Posiciones instantáneas (Síntesis de Información) desde las que se puede navegar fácilmente pulsando una sola tecla, hasta el análisis más completo de:
- Plan de Cuentas, Gestión de Cobro, Sucursales bancarias, etc. de la Gestión Económico-Financiera
- Almacenes, Niveles, Artículos, Proveedores, etc. de la Gestión de Stocks
- Comercial (Agentes), Agrupaciones (Zonas, Clientes), … de la Gestión Comercial
Y además incorpora extractores de información general, como son:
- Transacciones del día, y entre fechas (¿Qué ha pasado hoy?).
- Informes configurables por fechas, y comparativos.
- Informes de previsiones/realizaciones a fecha.
- Medidor de transacciones administrativas (productividad).
Incluye también una gestión de cobros pendientes por Departamento, Responsable, Cliente y Vencimiento que permite incluso llegar a introducir incidencias del seguimiento del cobro de un vencimiento concreto.
TicketBAI es un sistema de control de la tributación, puesto en marcha por las Haciendas Forales de Bizkaia, Gipuzkoa y Araba, con el objetivo de luchar contra el fraude fiscal. Esta plataforma es de uso obligatorio para todos los autónomos y empresas, independientemente de su naturaleza y tamaño. TicketBAI afecta al modo en que se generan tus facturas y el módulo de QS Webgate cumple todos los requisitos para que tus facturas se generen de forma adecuada.
Bizkaia
Bizkaia tiene su propio sistema para TicketBAI, llamado Batuz, que añade la presentación de Libros de Registro de Operaciones Económicas mediante los modelos 140 y 240, y la futura preparación de borradores de declaraciones.
Gipuzkoa y Araba
En estas dos provincias se implantará TicketBAI de manera gradual. En Gipuzkoa el envío de las facturas será simultáneo a la emisión de las mismas. En Araba aún no se han fijado plazos ni condiciones para la implantación de TicketBAI
Resto de España
En el resto de la península se emplea el Suministro Inmediato de Información (SII), que consiste en un nuevo sistema de llevanza de los libros registro del IVA a través de la Sede Electrónica de la AEAT, mediante el suministro inmediato de los registros de facturación.
¿Cómo funciona el módulo TicketBAI?
- Todo dispositivo que emita facturas tendrá instalado un certificado digital con el que podrá firmar de forma electrónica. Puede ser un certificado de dispositivo, de persona física o jurídica, sello de empresa o de autónomo.
- El software está firmado con un certificado de código de Ecna.
- Cada vez que se realiza una operación de venta, se generara un fichero TBAI en formato XML, que deberá ser firmado digitalmente y remitido a la Hacienda Foral que corresponda.
- El emisor deberá generar una factura que incluya el ID TicketBAI y un código QR con la información necesaria para que el receptor pueda comprobar que está correctamente declarada.